參加國際商展多項(xiàng)準(zhǔn)備工作

       國際性商業(yè)展覽是代理商接觸進(jìn)口產(chǎn)品最直接的途徑，當(dāng)然也是參展廠商錄求代理商，并與潛在客戶商談的絕佳商機(jī)。然而參展，尤其是參加國際大展，并非易事，從展前準(zhǔn)備、展覽期間的應(yīng)對(duì)至展后的后續(xù)連擊，都與參展的效果息息相關(guān)。

 美國展覽者雜志指出，參加國際展最好能在一年前即開始準(zhǔn)備，并將整年計(jì)劃劃分為四個(gè)階段，依序完成，方能達(dá)至預(yù)期的理想目標(biāo)。

        奧蘭多及邁阿密展覽中心均享有頗高的國際聲譽(yù)，前者因場(chǎng)地規(guī)模大及周邊設(shè)備完整，吸引了眾多國際商展前往該處舉行；邁阿密則因被視為進(jìn)入拉丁美洲市場(chǎng)的門戶，故以相當(dāng)多來自拉丁美洲的賣主。

 以下為多家專業(yè)展覽后勤服務(wù)公司的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，提供廠商參考。

 一、計(jì)劃時(shí)間表

 （一）12個(gè)月前

        1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面，綜合專家意見，選定全年展覽計(jì)劃；

        2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；

        3、選定場(chǎng)地；（一般而言，首次參加國際大展，較難取得最佳位置）；

        4、了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財(cái)務(wù)計(jì)劃；

 （二）9個(gè)月前

        1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu)；

        2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn)；

        3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品；

        4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò)；

        5、制作展覽宣傳冊(cè)；

 （三）6個(gè)月前

        1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；

        2、確定旅行計(jì)劃；

        3、支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款；

        4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯；

        5、安排展覽期間翻譯員；

        6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷；

 （四）3個(gè)月前

        1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；

        2、最后確定參展樣品，并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，帖上公司標(biāo)簽，贈(zèng)送索取樣品的客商；

        3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定；

        4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序；

        5、訓(xùn)練參展員工；

        6、排定展覽期間的約談；

        7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì)；

        8、購買外匯；

 （五）四天前

        1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包；

        2、搭乘飛機(jī)至目的地；

 （六）三天前

        1、抵達(dá)，飯店登記；

        2、視查展覽廳及場(chǎng)地；

        3、咨詢運(yùn)輸商，確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá)；

        4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng)；

        5、連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一般準(zhǔn)備就緒；

        6、與展覽組織代表連絡(luò)，告知通訊方法；

        7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩停?/span>

 （七）兩天前

        1、確定所有物品運(yùn)送完成；

        2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能；

        3、布置展位；

        4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定；

 （八）一天前

        1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查；

        2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心；

        3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡(jiǎn)報(bào)；

 （九）展覽期間

        1、盡早到會(huì)場(chǎng)；

        2、於展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳；

        3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地；

        4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求，不要憑事后記憶；

        5、對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求，不要當(dāng)場(chǎng)允諾，及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù)，一旦應(yīng)承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶合作信心；

        6、每日與員工進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)；

        7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司，以便即時(shí)處理及回應(yīng)；

 （十）展覽結(jié)束

        1、監(jiān)督攤位拆除；

        2、處理商機(jī)；

        3、寄出謝卡；

 二、攤位地點(diǎn)的選擇

        選擇合適的場(chǎng)地是參展計(jì)劃中重要的一部分，首先須考慮的是人群流動(dòng)的方式，了解人潮在整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)移動(dòng)的方向，再依此挑選攤位。舉例而言，通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區(qū)，而圓柱或空的攤位場(chǎng)地及上貨區(qū)則是陰礙人潮的潛在問題。

        是否將攤位設(shè)在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手隔壁引起頗多廠商的爭(zhēng)論，但廠商可將如此的攤位有效利用，藉機(jī)展示自己產(chǎn)品利於競(jìng)爭(zhēng)者的地方。如果在展覽期間須要使用懸掛牌示、高加架或罩蓋，則須選擇有足夠高度的地點(diǎn)，避免擋信可見度。此外企業(yè)間亦可共同組團(tuán)參加國際展，一來即可壯大聲勢(shì)，二來也可在展覽會(huì)場(chǎng)自在一國陳館。

 三、小攤位如何引人注目

        （一）、大部份展覽中心會(huì)提供廠商天花板聚光杰，不然也可租用攜帶式照明系統(tǒng)。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào)查，照明可將展品認(rèn)知度提高30%至50%。

        （二）、成立主題式展覽攤位。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽，且依賴大規(guī)模場(chǎng)地，故小企業(yè)可以創(chuàng)新設(shè)計(jì)以顯突出。

        （三）、依攤位大小選擇大小合適的展示用品及參展產(chǎn)品，以免過度擁擠或空洞。

        （四）、善加利用組合式展覽用具，避免作用使用看似低廉的桌布覆蓋桌子。

        （五）、盡量韶華、整齊化展覽，展示單項(xiàng)或兩項(xiàng)產(chǎn)品。

        （六）、選用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺效果。太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時(shí)限制文字的使用。

        （七）、將圖片置放在視線以上，圖片要應(yīng)自壁板36英寸高以上的地方開始放置。

        （八）、使用大膽且搶眼的顏色，從遠(yuǎn)距離即可突現(xiàn)出來，避免易融入背景的中性色彩；

        （九）、成立完整服務(wù)式的展覽攤位，而非自助式。將手冊(cè)、贈(zèng)品及樣品擺放在桌上任參觀者取拿后離開，不但無法達(dá)到互動(dòng)，也非參展的目的。

 四、其他產(chǎn)品的介紹

        圖片及公司手冊(cè)可讓參觀者進(jìn)一步了解展示產(chǎn)品以外的產(chǎn)品資訊，除此之外，廠商可在會(huì)場(chǎng)提供錄映帶、模型、產(chǎn)品展示名片（明確列出電話號(hào)碼、網(wǎng)址、傳真、郵寄住址）、相簿、軟體介紹、互動(dòng)產(chǎn)品型錄，可達(dá)到宣傳效果。

 五、廣告宣傳

        廣告宣傳在整個(gè)展覽過程扮演重要角色，專業(yè)展覽管理公司認(rèn)為參展廠商須在展覽前三個(gè)月，要求內(nèi)部公關(guān)部門或外面雇傭的公關(guān)公司在專業(yè)雜志上刊登至少一篇以上的告別報(bào)導(dǎo)，然后將該篇報(bào)導(dǎo)的重印本寄給目前及潛在顧客群，并加附信件一封提醒顧客該項(xiàng)產(chǎn)品將於會(huì)中展出，同時(shí)也可附贈(zèng)由展覽組織公司提供的且印有公司名稱及攤位號(hào)碼的展覽貴賓卡。

 六、網(wǎng)頁宣傳

        越來越多的展覽贊助單位提供參展廠商與展覽網(wǎng)頁的連接，參展者可藉此提高公司及其網(wǎng)頁知名度，參觀者亦可在線上提出技術(shù)問題，或與廠商訂定展覽期間的約談。為了善加利用此推廣機(jī)會(huì)，廠商可在網(wǎng)頁上刊登展覽產(chǎn)品圖片或主題，并列出未來展覽一覽表，如此一來，不僅方便客戶做參觀規(guī)劃，并可藉由相片提高展覽現(xiàn)場(chǎng)辨識(shí)度。同時(shí)廠商亦可下載產(chǎn)品示范，上網(wǎng)者可先在網(wǎng)路上簡(jiǎn)單了解廠商的產(chǎn)品，再至?xí)?chǎng)取得詳細(xì)資料。

 “謹(jǐn)慎選擇，及時(shí)決定，用心準(zhǔn)備，完善后續(xù)服務(wù)”是保證參展效果的要訣，相信參加國際展覽可以給企業(yè)發(fā)展帶來許多生意機(jī)會(huì)，是不容錯(cuò)失的拓銷手段。

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